De functie:

Als Management Assistent ben je primair verantwoordelijk voor het ondersteunen van de leden van het managementteam (en de staf) van de KSU. Je hebt een aansturende rol ten opzicht van de collega’s van het secretariaat dat bestaat uit een Receptioniste en een Secretaresse. Voor de collega’s van het secretariaat en de andere collega’s van het stafbureau ben je een vraagbaak en het eerste aanspreekpunt voor nieuwe werkzaamheden en activiteiten.

Wat bieden wij?

Wij bieden een uitdagende functie in een organisatie die volop in ontwikkeling is.

• Aantal uur: 32 uur (wtf 0,8)
• Werkdagen: in overleg
• Salaris: je wordt ingeschaald in OOP 9 van de cao po, (afhankelijk van opleiding en relevante ervaring) tussen de € 2.630,- en € 3.975,- op basis van 40 uur . Daarnaast mag je rekenen op een jaarlijkse trede verhoging bij goed functioneren
• Startdatum: 1 augustus 2022
• Jaarlijkse eindejaarsuitkering van 8,3% van het jaarsalaris
• Vakantiegeld van 8% van het jaarsalaris
• De mogelijkheid tot het volgen van opleidingen en cursussen
• En ruim 10,5 week aan vakantiedagen!

Wat ga je doen?
Tot jouw kerntaken behoren:

• het plannen en verdelen van de werkzaamheden op het secretariaat;
• het bewaken, borgen en toetsen van de voortgang, kwaliteit en kwantiteit van de werkzaamheden;
• het verzorgen van ondersteuning en begeleiding van medewerkers bij de uitvoering van de werkzaamheden;

In deze functie neem je ook een aantal secretariële werkzaamheden voor je rekening, zoals:

• complex agendabeheer en het verzorgen van correspondentie;
• het voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• het beheren van het postverwerkingssysteem.

Wie ben jij?

Werken in een hectische setting waar hoge eisen aan je worden gesteld, is voor jou geen enkel probleem. Je bent flexibel in de uitvoering van je werkzaamheden, je kunt prioriteiten stellen en aangeven aan anderen. Door jouw klantgerichte en professionele houding handhaaf jij structuur en kwaliteit op het secretariaat. Je bent communicatief zeer vaardig en vindt makkelijk aansluiting op verschillende niveaus. Natuurlijk ben je uiterst betrouwbaar (discreet) en integer.

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal drie jaar werkervaring met het aansturen van een secretariaat;
• Coachende vaardigheden is een vereiste;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Uitstekende plannings- en organisatorische vaardigheden
• Drive om te blijven zoeken naar verbeteringen en in een staat om deze te implementeren;
• Een teamplayer – kartrekker- in staat mensen mee te nemen en te overtuigen.

Katholieke Scholenstichting Utrecht
De Katholieke Scholenstichting Utrecht (KSU) is een professionele organisatie voor primair onderwijs. Ruim 800 medewerkers verzorgen direct of indirect het onderwijs aan 7.000 kinderen. De KSU bestuurt en beheert in de stad Utrecht 24 basisscholen verdeeld over 30 locaties.

De KSU heeft als missie om kinderen wereldgericht onderwijs te bieden zodat het hen in staat stelt de wereld te begrijpen. Hen leren te handelen vanuit democratische principes met oog voor een duurzame planeet en met zorg voor elkaar. Iedereen kind is hier welkom en wordt in een veilige omgeving klaargestoomd voor de toekomst!

De KSU biedt haar medewerkers goede faciliteiten, een nauwe samenwerking met het interne stafbureau en externe partners en daarnaast een uitdagende en professionele omgeving. De KSU biedt veel ruimte om te ontwikkelen, vernieuwen en verantwoordelijkheid te nemen.