Wij bieden een uitdagende functie in een organisatie die volop in ontwikkeling is.

• Aantal uur: 32 uur (wtf 0,8)
• Werkdagen: woensdag is een vaste werkdag, de overige dagen en werktijden zijn in overleg
• Salaris: je wordt ingeschaald in OOP 8 van de cao po, (afhankelijk van opleiding en relevante ervaring) tussen de € 2.439,00 en € 3.686,00 op basis van 40 uur. Daarnaast mag je rekenen op een jaarlijkse trede verhoging bij goed functioneren.
• Startdatum: bij voorkeur z.s.m.
• Jaarlijkse eindejaarsuitkering van 8,3% van het jaarsalaris
• Vakantiegeld van 8% van het jaarsalaris
• De mogelijkheid tot het volgen van opleidingen en cursussen
• En ruim 10,5 week aan vakantiedagen!

Wat ga je doen?

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor het bieden van niet-standaard secretariële en inhoudelijke ondersteuning aan het stafbureau waarbij sprake is van een zeer grote mate van zelfstandigheid en eigen initiatief.

Tot jouw kerntaken behoren:

Secretariële ondersteuning

• houdt agenda’s bij, beoordeelt urgentie en plant afspraken in
• verstrekt algemene en inhoudelijke informatie
• verricht niet-standaard correspondentie, waarbij er naar eigen inzicht de benodigde informatie wordt toegevoegd
• legt dossiers aan en archiveert stukken

Ondersteuning (management)overleggen

• verzorgt de administratieve, organisatorische en inhoudelijke voorbereiding van (management)overleggen
• verzorgt de organisatorische voorbereiding van bijeenkomsten
• notuleert bij (management)overleggen
• handelt inhoudelijke actiepunten af en bewaakt de voortgang van afspraken

Inhoudelijke ondersteuning

• stelt managementinformatie samen
• stelt zich inhoudelijk op de hoogte van beleids- en uitvoeringsontwikkelingen en signaleert wijzigingen
• bereidt (beleids)notities voor en werkt deze uit

Administratieve ondersteuning, voornamelijk op HR gebied

• verzamelt, ordent en verwerkt informatie
• stelt niet- standaard overzichten op
• houdt personeelsdossiers bij (in het personeelsinformatiesysteem Visma)
• Indien nodig het verwerken van eenvoudige mutaties in Visma
• je houdt je bezig met ondersteunende taken op het gebied van werving en selectie, opleidingen, verzuim, mobiliteit en duurzame inzetbaarheid, arbeidsrechtelijke zaken, uitstroom e.d.
• eerstelijns vragen op het gebied van verlof/cao gerelateerde zaken handel jij zelfstandig af.
• het organiseren van diverse P&O gerelateerde activiteiten en het opstellen van rapportages zijn boven dien bij jou in goede handen.

Voorgenoemde taken kunnen met de dag verschillen, dat maakt deze functie enorm afwisselend.

Wie ben jij?

Je bent flexibel in de uitvoering van je werkzaamheden, je kunt prioriteiten stellen en aangeven aan anderen. Je bent communicatief zeer vaardig en vindt makkelijk aansluiting op verschillende niveaus. Natuurlijk ben je uiterst betrouwbaar (discreet) en integer.

Functie-eisen

• MBO+ werk- en denkniveau;
• enkele jaren aantoonbare werkervaring in een secretaresse functie, een achter grond in de HR/P&O is zeer gewenst
• uitstekend in het plannen en organiseren van zijn/haar  werkzaamheden
• een goede mondelinge en schriftelijke communicatie
• Zorgvuldig, klantgericht en stressbestendig
• een vooruitstrevende houding, improvisatie en omschakelingsvermogen
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift
• een goede beheersing van het MS office pakket (Visma kan aangeleerd worden)

Katholieke Scholenstichting Utrecht
De Katholieke Scholenstichting Utrecht (KSU) is een professionele organisatie voor primair onderwijs. Ruim 850 medewerkers verzorgen direct of indirect het onderwijs aan 7.000 kinderen. De KSU bestuurt en beheert in de stad Utrecht 25 basisscholen verdeeld over 30 locaties.

De KSU heeft als missie om kinderen wereldgericht onderwijs te bieden zodat het hen in staat stelt de wereld te begrijpen. Hen leren te handelen vanuit democratische principes met oog voor een duurzame planeet en met zorg voor elkaar. Iedereen kind is hier welkom en wordt in een veilige omgeving klaargestoomd voor de toekomst!

De KSU biedt haar medewerkers goede faciliteiten, een nauwe samenwerking met het interne stafbureau en externe partners en daarnaast een uitdagende en professionele omgeving. De KSU biedt veel ruimte om te ontwikkelen, vernieuwen en verantwoordelijkheid te nemen.